Hostessy na eventy
evepolka.pl
Hostessy na eventy
Hostessy na eventy to bardzo cenione osoby: są wyjątkowym wizerunkiem firmy, którą reprezentują. Przyjmują gości, informują, oferują produkty i usługi, a zatem stanowią pierwszy punkt kontaktu między publicznością a firmą, którą reprezentują – bez względu na format wydarzenia lub branżę.
Zobacz: Agencja Statystów, Hostess i Modelek – Warszawa – INFERNAL
Dlatego ci profesjonaliści – to nie tylko ładne twarze. To bardziej gospodarze wydarzeń i eventów. Hostessy mogą pozytywnie reprezentować wydarzenie i sprawić, że uczestnicy poczują się swobodnie i komfortowo.
Rzeczywiście, przyczyniają się do pierwszego wrażenia i efektu, jaki Twoi odbiorcu będą mieli na temat firmy i wydarzenia, a zatem hostessy pomagają odnieść sukces w tym procesie i są bardzo ważnym elementem całego spektrum marketingowego.
Nie należy lekceważyć tej roli i należy dokładnie wybrać osoby, które mają występować w tej roli. Załóżmy, że planujesz wystawę, kongres, event, konferencję, lub inne wydarzenie. W takim przypadku możesz zdecydować się na samodzielny dobór personelu eventowego, lub zdać się na profesjonalną agencję eventową.
Bycie gospodarzem wydarzenia, lub hostessą na evencie, nie jset takie łatwe, jak się wydaje. Za tymi “ładnymi twarzami” kryją się takie atuty, jak osobowość, doświadczenie i umiejętności – zebrane podczas setek imprez. Są to umiejętności starannie wyselekcjonowane i dopasowane do odpowiedniego eventu oraz klienta przez profesjonalną agencję eventową.
Hostessy na eventy – czym się zajmują i jakie umiejętności są wymagane
Hostessy, oraz ich męski odpowiednik – Host, to profesjonalne role wspierające organizatorów podczas wszelkiego rodzaju eventów. Mogą się zaangażować przed lub po wydarzeniu, a zwłaszcza w trakcie wydarzenia.
Ich rola polega na witaniu i prowadzeniu publiczności, udzielaniu ważnych informacji – np. na temat ułożenia sal czy rozkładu pomieszczeń.
Uczestnik nie wie, w której sali odbywają się warsztaty? A może zgubili harmonogram konferencji? Personel eventowy będzie ich punktem informacyjnym, aby uzyskać wszelkie niezbędne informacje.
Poza tym, personel wydarzenia jest często potrzebny do promowania marki biznesowej, lub produktu. Stoiska potrzebują tej roli, czy to na targach, czy w centrach handlowych.
Hostessa na konferencji
Zwykle hostesssy współpracują z innymi profesjonalistami, takimi jak np. Venue Manager lub Event Organiser.
Czy korzystałeś kiedyś z profesjonalnej agencji przy pozyskiwaniu personelu na eventy? W takim przypadku będziesz miał do czynienia z ekspertami, którzy mają już przeszkolenie i doświadczenie. Jednak – potrzebne jest również szkolenie “ad hoc” dla każdego wydarzenia.
Zazwyczaj, przed jakimkolwiek zadaniem organizator, lub firma przeprowadzają pewnego rodzaju odprawę, aby określić, jakie zadania są potrzebne i jakie zadania będą realizowane. Podczas tego spotkania obsługa wydarzenia przyswoi wszystkie informacje: począwszy od rodzaju wydarzenia, a skończywszy na wymaganym tonie głosu.
Przed eventem, personel zazwyczaj pomaga w jej przygotowaniu: na przykład, mogą wesprzeć:
– przygotowanie stołów dla prelegentów (umieszczanie plakietek, butelek z wodą)
– stworzenie strefy powitania
– umisezcanie znaków kierunkowych
– rozdawanie ulotek i materiałów reklamowych
W trakcie imprezy, mogą wesprzeć przede wszystkim w powitaniu nowych gości poprzez:
– spotykanie się i przywitanie, aby goście czuli się swobodnie
– jeśli to konieczne, zarejestrowanie ich i przydzielenie im odznaki oraz wszelkich toreb z upominkami lub gadżetami
– dystrybucja jakichkolwiek broszur lub harmonogramó
– potwierdzenie informacji o kierunkach, dostępnych salach konferencyjnych, szatni, usługach i wyżywieniu
– oprowadzanie gości po miejscu wydarzenia
– odpowiadanie na wszelkie pytania gości dotyczące imprezy lub eventu
– bycie dostępnym dla organizatorów wydarzenia, aby zgłosić wszelkie problemy
Na koniec imprezy, obsługa eventu zajmuje się czynnościami zamykającymi, takimi jak certyfikaty uczestnictwa czy ankiety dla gości. Wreszcie gospodarze eventów i hostessy mogą poprowadzić gości do wyjścia i pomóc w sprzątaniu sal konferencyjnych.
Gdy imprezy trwają kilka dni, personel eventu może poprowadzić gości np. z lotniska lub pomóc w zamówieniu taksówki.
Hostessa na eventach promocyjnych
Oprócz zwykłych zadań hostessy, możemy wyróżnić również oferty pracy promocyjnej. W tym przypadku mówimy o Promo Hostessach.
Zwykle targi wymagają takich osób, a czasami firmy, które wystawiają stoisko w centrum handlowym. Często też, takie osoby wprowadzają na rynek nowy produkt, lub usługę.
W tym przypadku, hostessy muszą mieć doskonałą znajomość produktu i firmy, którą reprezentują, aby oferować ją potencjalnym klientom z fachową wiedzą i precyzyjnie odpowiadać na wszystkie ich pytania.
Prowadzące event hostessy zaangażują gości, motywując ich do podjęcia określonej akcji (spróbowania perfum, degustacji nowej kawy).
Host, lub hostessa może również zostać ambasadorem marki, której celem jest promocja i marketing. Dlatego muszą one przyciągnąć odbiorców do produktu, przekazując jego wartości i cele. Jednak fundamentalne jest, aby nie nalegać.
Hostessa promocyjna zajmuje się min.:
– angażowaniem nowych odbiorców docelowych
– dystrybucją materiałów reklamowych i ulotek
– odpowiada na pytania klientów
Poza tym, w niektórych przypadkach, hostessa promocyjna może publicznie zademonstrować produkt, lub usługę. W centrach handlowych lub sklepach, hostessa może również oferować bezpłatne próbki.
Często osoby takie wypełniają i wysyłają raport dzienny. O ile gospodarze wydarzeń i hostessy są zaangażowani w rozbudowę stoisk targowych, o tyle pracownicy promocyjni mogą wnieść swój skład w ustawienie i rozkładanie stoisk. Rzadko są postrzegani jako część zespołu sprzedaży, ponieważ zazwyczaj zajmuje się tym sama firma, chyba że odbyło się odpowiednie szkolenie.
Podsumowanie
Praca hostessy na eventach może być bardzo ciekawym zajęciem, które przyniesie dużo satysfakcji i zadowolenia. Jest to również ząjecie idealne dla osób, które lubią nawiązywać kontakty z innymi.
Najnowsze komentarze